Pentru orice Persoană Fizică Autorizată (PFA) care optează pentru regimul de impozitare real, cunoașterea și aplicarea corectă a cheltuielilor deductibile este esențială pentru optimizarea fiscală.
Dacă ai un PFA și vrei să plătești mai puține taxe în 2024, trebuie să știi cum să deduci corect cheltuielile.
Practic, orice cheltuială legată de activitatea ta profesională poate fi folosită pentru a reduce impozitul pe venit și contribuțiile sociale.
În acest ghid, vei afla ce cheltuieli poți deduce, cum să le înregistrezi corect și câteva trucuri care te vor ajuta să economisești bani fără să încalci legea.
Pe scurt: Ce trebuie să știi despre cheltuielile deductibile pentru PFA în 2024
- Deductibilitatea cheltuielilor se aplică doar PFA-urilor în sistem real de impozitare.
- Cheltuielile deductibile sunt cele necesare desfășurării activității și reduc baza de impozitare.
- Exemple de cheltuieli deductibile: laptopuri, abonamente telefon/internet, servicii de contabilitate, transport și cazare, publicitate, cursuri de specializare.
- Cheltuieli parțial deductibile: cheltuieli de protocol (2% din baza de calcul), contribuții la pensii facultative, asigurări de sănătate private.
- Cheltuieli nedeductibile: achiziții personale, vacanțe, amenzi și penalități.
- CAS și CASS devin deductibile în 2024, reducând venitul net impozabil.
- Amortizarea se aplică echipamentelor mai scumpe (peste 2.500 lei) și deduce costul pe mai mulți ani.
- Trucuri fiscale: externalizează servicii, transferă active personale în patrimoniul PFA, deduce utilitățile la sediul de acasă.
- Greșelile de înregistrare pot duce la recalcularea impozitelor, penalități și amenzi din partea ANAF.
Cuprins
Cine poate înregistra cheltuieli?
Doar PFA-urile care aplică sistemul real de impozitare pot înregistra și deduce cheltuieli pentru a calcula venitul net impozabil.
În acest caz, cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității profesionale reduc baza impozabilă.
PFA-urile la normă de venit nu pot înregistra cheltuieli, deoarece impozitul este calculat pe baza normei stabilite prin lege, independent de cheltuielile efective ale activității.
Ce înseamnă cheltuieli deductibile?
Cheltuielile deductibile sunt acele cheltuieli pe care un PFA le suportă în scopul desfășurării activității economice, iar acestea pot fi scăzute din veniturile brute pentru a calcula venitul net, baza de impozitare.
Cu cât ai mai multe cheltuieli deductibile, cu atât vei plăti mai puține taxe, deoarece venitul net este mai mic.
Sfat important: Pentru a fi considerate deductibile, cheltuielile trebuie să fie justificate cu documente (facturi, chitanțe, bonuri fiscale) emise pe numele PFA-ului și să fie în mod direct legate de activitatea desfășurată.
Exemple de cheltuieli ce pot fi deductibile pentru un consultant IT:
- Laptop (necesar pentru desfășurarea activității),
- Abonament la internet (dacă este folosit pentru activitatea profesională),
- Cărți de specialitate (cursuri de programare).
Pe de altă parte, aceleași cheltuieli nu ar fi deductibile pentru un meseriaș care lucrează în construcții, deoarece nu sunt esențiale pentru domeniul său de activitate.
Exemple de cheltuieli deductibile pentru PFA
Iată o listă extinsă de cheltuieli integral deductibile pentru PFA-uri:
- Publicitate și promovare: Reclame pe Google, Facebook, Instagram sau TikTok, anunțuri în presă, afișe, flyere, pliante. De asemenea, costurile asociate realizării materialelor de marketing (video-uri, design, copywriting).
Truc: Cheltuiește inteligent pe publicitate. De exemplu, o campanie Google Ads bine targetată îți poate aduce noi clienți, iar costul este integral deductibil. - Pregătire profesională: Cărți de specialitate, cursuri, seminarii, conferințe profesionale, certificări.
Bonus: Participarea la conferințe internaționale poate aduce deduceri suplimentare pentru cazare și transport, atâta timp cât activitatea e justificată profesional. - Servicii externe: Costuri legate de contabilitate, marketing, studii de piață, consultanță juridică și fiscală.
Sfat: Angajează un contabil care să te ajute cu evidența contabilă, iar onorariul său este complet deductibil. Efortul tău se va reduce și vei evita greșeli costisitoare. - Utilități și telecomunicații: Abonamente de telefon, internet, energia electrică și apă la sediul social (în funcție de activitatea desfășurată acolo).
- Consumabile și materiale: Cheltuieli pentru pixuri, agende, hârtie, calculatoare, laptopuri, tablete, imprimante sau alte echipamente necesare activității.
- Transport și cazare: Cheltuielile legate de deplasările în interes de afaceri (bilete de avion, cazare, transport local).
- Asigurări profesionale: Asigurări de bunuri (echipamente), asigurări de răspundere profesională (ex. malpraxis pentru medici, avocați).
Sfat avansat: Dacă achiziționezi echipamente scumpe, cum ar fi laptopuri sau mașini, vei putea deduce aceste costuri în mod fracționat, prin amortizare. Orice echipament cu o valoare de peste 2.500 lei și o durată de viață mai mare de un an trebuie amortizat (ex. un laptop de 6.000 lei va fi amortizat în 4 ani).
Care sunt cheltuielile parțial deductibile?
Unele cheltuieli pot fi deduse doar în anumite limite legale, ceea ce înseamnă că trebuie să ai grijă la cum le înregistrezi.
- Protocol: Cheltuieli cu mesele la restaurant sau alte activități de protocol (întâlniri cu clienți, parteneri) sunt deductibile doar în limita a 2% din baza de calcul (venituri – cheltuieli).
Exemplu: Dacă ai venituri nete de 50.000 lei și cheltuieli de 40.000 lei, poți deduce 2% din diferența de 10.000 lei pentru protocol, adică 200 lei. - Contribuții la pensii facultative: Deductibile până la 400 euro/an.
- Asigurări de sănătate private: Deductibile până la 400 euro/an.
- Cheltuieli auto: Dacă autoturismul este folosit și în scop personal, poți deduce doar 50% din cheltuielile cu combustibilul, reparațiile, asigurările, etc.
Ce sunt cheltuielile nedeductibile?
Cheltuielile nedeductibile sunt acele costuri care nu sunt necesare pentru activitatea profesională și nu pot fi scăzute din veniturile brute.
Exemple de cheltuieli nedeductibile:
- Cheltuieli personale (vacanțe, haine, cadouri).
- Achiziții de alcool (cu excepția activităților HORECA).
- Amenzi și penalități (amenzi de circulație, penalități fiscale).
Sunt CAS și CASS Deductibile?
Începând cu 2024, ambele contribuții sociale principale – Contribuția la Asigurările Sociale de Sănătate (CASS) și Contribuția la Asigurările Sociale (CAS) – sunt deductibile la calculul impozitului pe venit.
- CAS (Contribuția la pensii) a fost deja deductibilă din anii anteriori. Aceasta este de 25% și se aplică veniturilor care depășesc 12 salarii minime brute (39.600 lei în 2024).
- CASS (Contribuția la sănătate) devine deductibilă începând cu 2024 și este de 10% din venitul net.
Sfat util: Aceste contribuții sunt obligatorii dacă venitul anual depășește anumite plafoane (6 salarii minime pentru CASS și 12 salarii minime pentru CAS). Asigură-te că le plătești pentru a beneficia de deduceri și pentru a evita penalități din partea ANAF.
Trucuri avansate pentru deducerea cheltuielilor
- Fracturarea cheltuielilor mari prin amortizare: Achizițiile mari, precum mașini sau echipamente IT, trebuie deduse prin amortizare. Îți poți planifica achizițiile mari astfel încât să obții deduceri pe termen lung și să optimizezi fiscalitatea.
- Externalizează servicii: Colaborează cu freelanceri sau firme externe pentru servicii de marketing, IT sau contabilitate. Facturile emise de aceștia sunt integral deductibile.
- Transferă active personale în patrimoniul PFA: Dacă ai o mașină sau un echipament personal pe care îl folosești în activitatea ta, poți să-l transferi în patrimoniul PFA-ului și să deduci amortizarea și cheltuielile de utilizare.
- Sediul acasă: Dacă îți desfășori activitatea de acasă, poți deduce o parte din cheltuielile de întreținere (chirie, utilități), proporțional cu suprafața dedicată activității profesionale.
Ce se întâmplă când înregistrezi greșit cheltuielile deductibile?
Înregistrarea greșită a cheltuielilor deductibile poate avea consecințe semnificative asupra situației fiscale a unui PFA. În principal, acest lucru poate atrage atenția autorităților fiscale și poate duce la recalcularea impozitelor, aplicarea de penalități și chiar amenzi. Iată ce trebuie să știi despre consecințele și riscurile asociate cu o astfel de eroare.
1. Recalcularea impozitului pe venit
Dacă ANAF identifică o cheltuială care a fost dedusă în mod necorespunzător, aceasta va fi considerată nedeductibilă. În consecință, venitul net va fi recalculat, ceea ce înseamnă că baza de impozitare va crește. Acest lucru duce la o majorare a impozitului pe venit care trebuie plătit.
- Exemplu: Dacă ai dedus cheltuieli cu transportul personal care nu erau justificate ca fiind necesare activității, ANAF va recalcula venitul net fără această deducere și vei plăti un impozit mai mare.
2. Aplicarea dobânzilor și penalităților
Pentru sumele pe care ANAF constată că le datorezi în urma unui control fiscal, se vor aplica dobânzi și penalități de întârziere. Acestea se calculează de la data la care ar fi trebuit plătit impozitul până la data efectivă a plății.
- Dobânzi: 0,02% pe zi de întârziere.
- Penalități de întârziere: 0,01% pe zi de întârziere.
Aceste penalități pot adăuga o povară financiară suplimentară dacă erorile nu sunt identificate și corectate la timp.
3. Amenințarea cu amendă
Dacă în urma unui control fiscal ANAF stabilește că deducerile au fost aplicate greșit sau dacă nu poți justifica cheltuielile cu documente adecvate, pe lângă recalcularea impozitelor și aplicarea de penalități, pot fi aplicate și amenzi.
- Amenzi pentru erori contabile: În cazul în care se constată că înregistrarea eronată a cheltuielilor a fost intenționată sau repetată, amenzile pot varia între 1.000 și 5.000 lei, în funcție de gravitatea situației și de impactul fiscal.
4. Neacceptarea unor deduceri în viitor
În cazurile mai grave, în care ANAF observă un model repetitiv de erori sau înregistrări greșite, autoritățile pot decide să refuze acceptarea anumitor tipuri de deduceri pe viitor. Acest lucru poate avea un impact pe termen lung asupra PFA-ului tău, limitându-ți posibilitățile de deducere în mod justificat.
5. Cum să eviți înregistrarea greșită a cheltuielilor?
Pentru a evita astfel de probleme, este esențial să urmezi câțiva pași simpli:
- Păstrează documentele justificative: Fiecare cheltuială deductibilă trebuie să fie susținută de o factură, bon fiscal sau alt document justificativ. Dacă suma depășește 100 de euro, factura este obligatorie.
- Respectă principiul utilizării în scop profesional: Cheltuielile trebuie să fie direct legate de activitatea ta profesională. Evită să deduci cheltuieli personale sau cheltuieli nejustificate.
- Consultă un contabil: Dacă ai dubii cu privire la o cheltuială, este întotdeauna recomandat să ceri sfatul unui contabil. Costul serviciilor sale este deductibil și îți poate salva bani și probleme pe termen lung.
- Ține o evidență clară: Utilizează un program de contabilitate sau un registru de evidență a încasărilor și plăților pentru a urmări toate cheltuielile. Acest lucru va face mai ușoară justificarea cheltuielilor în cazul unui control fiscal.
Gata să îți deduci cheltuielile?
Pentru PFA-urile în sistem real, deducerea corectă a cheltuielilor este un instrument esențial pentru a reduce sarcina fiscală și pentru a optimiza veniturile.
Cunoașterea detaliată a tipurilor de cheltuieli deductibile, a celor parțial deductibile și a celor nedeductibile te poate ajuta să îți gestionezi mai eficient afacerea și să economisești bani pe termen lung.
Totodată, asigură-te că păstrezi toate documentele justificative și că respecți regulile fiscale, pentru a evita eventuale probleme cu autoritățile fiscale.
Sfat final: Dacă nu ești încă sigur, află diferențele între PFA și SRL ca să alegi cea mai bună formă legală pentru afacerea ta.