Ghid complet înființare PFA: Pași, acte, taxe și costuri

Un PFA este una dintre cele mai simple forme legale de a desfășura activități economice pe cont propriu în România.

Este o alegere ideală pentru freelanceri sau cei cu joburi online.

Înființarea unui PFA îți permite să devii independent și să profesezi în domeniul care te pasionează, cu costuri reduse și o procedură simplificată.

În acest ghid, vei găsi pașii necesari, costurile, actele și toate detaliile de care ai nevoie pentru a-ți lansa propriul PFA.

Pe scurt: Ce trebuie să știi despre înființarea unui PFA

Costuri reduse: Înființarea unui PFA este mai ieftină decât a unui SRL, cu taxe administrative minime.
Răspundere nelimitată: Titularul răspunde cu bunurile personale pentru datoriile PFA-ului.
Coduri CAEN: Poți alege până la 5 coduri CAEN, dar trebuie să ai pregătirea necesară pentru fiecare.
Angajați: PFA-ul poate angaja maxim 3 persoane.
Contabilitate simplificată: Gestionare mai ușoară a veniturilor și cheltuielilor, fără nevoia unui contabil permanent.
Acces imediat la venituri: Poți folosi banii câștigați direct, fără formalități suplimentare.
Taxe: Impozit pe venit de 10%, contribuții sociale în funcție de venituri și TVA dacă depășești 300.000 lei anual.

Ghid înființare PFA

Cum devii independent: Pași spre succesul tău pe cont propriu

Iată cum ajungi independent, pas cu pas:

1. Alege o nișă care te pasionează și perfecționează-te:

Primul pas în a deveni independent este să îți alegi un domeniu care te motivează și te inspiră. Fie că este vorba de design grafic, marketing digital, consultanță sau servicii de freelancing, alege ceva ce îți place.

Este important să devii un expert în acea nișă, să te specializezi și să continui să îți dezvolți abilitățile. Un profesionist bine pregătit va fi întotdeauna apreciat și recomandat mai departe.

2. Identifică nevoia din piață pe care o poți rezolva:

După ce ai identificat nișa potrivită, este esențial să înțelegi care sunt nevoile specifice din piață. Fă cercetări pentru a vedea care sunt problemele cu care se confruntă potențialii tăi clienți și cum le poți oferi soluții prin expertiza ta.

O bună înțelegere a cererii pieței îți va permite să creezi oferte atractive și să îți valorifici mai bine competențele.

3. Testează piața:

Înainte de a-ți lansa afacerea pe deplin, este indicat să îți testezi serviciile.

Poți începe prin proiecte freelance part-time, colaborări cu prieteni sau clienți pe termen scurt. Acest lucru îți va oferi o perspectivă asupra cererii din piață și te va ajuta să îți îmbunătățești abordarea.

4. Alege o formă legală pentru a încasa banii pentru munca ta:

Pentru a deveni independent în mod oficial și pentru a încasa legal banii din activitatea ta, va trebui să alegi o formă juridică potrivită. Cea mai simplă formă pentru persoanele care desfășoară activități independente este Persoana Fizică Autorizată (PFA).

Alte opțiuni includ înființarea unei Societăți cu Răspundere Limitată (SRL) sau a unei Întreprinderi Individuale (II), fiecare având avantaje și dezavantaje în funcție de nevoile tale.

Sfat: Citește ghidul PFA vs SRL ca să aflii diferențele .

Ce este un PFA: Definiție și cadru legislativ

Persoana Fizică Autorizată (PFA) este una dintre cele mai simple forme de organizare juridică din România, care permite unei persoane să desfășoare activități economice în mod legal, pe cont propriu.

Aceasta formă juridică este reglementată prin Ordonanța de Urgență nr. 44/2008 și oferă avantajul unei proceduri rapide și costuri reduse pentru înființare.

Caracteristici principale ale PFA-ului:

Activități economice independente: O persoană fizică poate desfășura activități economice în nume propriu, fără a fi nevoie de parteneri sau acționari.
Răspundere nelimitată: PFA-ul răspunde pentru obligațiile sale cu întreg patrimoniul personal. În caz de datorii, bunurile personale ale titularului PFA pot fi afectate.
Contabilitate simplificată: Contabilitatea PFA-ului este mult mai simplă în comparație cu SRL-ul, fiind gestionată în partidă simplă. Proprietarul poate gestiona singur evidențele financiare sau poate angaja un contabil.

Condiții pentru înființarea unui PFA:

Vârsta minimă de 18 ani.
Dovada calificării sau experienței profesionale în domeniul de activitate ales.
Sediu profesional: Acesta poate fi locuința proprie sau un alt spațiu închiriat, cu acordul proprietarului.

Obligații fiscale și legale:

Impozitul pe venit: Persoana fizică autorizată plătește impozit de 10% din venitul net.
Contribuțiile sociale: PFA-ul plătește contribuții la sănătate (CASS) și pensii (CAS), dacă venitul anual depășește un anumit prag.
TVA: PFA-ul devine plătitor de TVA doar dacă veniturile anuale depășesc 300.000 de lei.

Avantaje și dezavantaje PFA: Ce trebuie să știi

PFA-ul este o formă legală populară, dar nu este mereu alegerea perfectă.

Să aflăm de ce:

Avantaje PFA

1. Procedură simplă de înființare: Una dintre cele mai mari avantaje ale deschiderii unui PFA este procesul simplificat de înființare. În comparație cu un SRL, procedurile sunt mai puțin birocratice și pot fi finalizate într-un timp mult mai scurt.

2. Costuri reduse: PFA-ul implică costuri administrative și de funcționare mai mici decât un SRL. Taxele de înregistrare și menținere sunt mai mici, iar contabilitatea poate fi gestionată în regim simplificat, fără nevoia unui contabil permanent.

3. Flexibilitate în gestionarea activităților: Ca PFA, poți gestiona singur toate aspectele afacerii tale, fără a fi nevoie să ții evidențe contabile complexe sau să raportezi profituri trimestriale. De asemenea, poți retrage bani din afacere fără limitări, nefiind necesară distribuirea dividendelor ca în cazul unui SRL.

Dezavantaje PFA

1. Răspundere nelimitată: Principalul dezavantaj al unui PFA este răspunderea personală nelimitată. Proprietarul răspunde pentru toate datoriile afacerii cu bunurile personale, inclusiv casa sau mașina, ceea ce poate reprezenta un risc major.

2. Limitare la un număr redus de coduri CAEN: Un PFA poate desfășura activități sub un număr limitat de coduri CAEN (maximum 5). Acest lucru poate limita extinderea afacerii dacă dorești să adaugi noi domenii de activitate.

3. Număr limitat de angajați: PFA-ul poate angaja cel mult 3 persoane, ceea ce poate fi o constrângere pentru cei care doresc să își extindă echipa. Spre deosebire de un SRL, unde nu există limite legate de numărul de angajați, PFA-ul este ideal pentru afaceri mici.

Ce acte sunt necesare pentru înființarea unui PFA

Pentru a înființa un PFA, vei avea nevoie de un set de documente esențiale, care trebuie depuse la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Acestea includ:

Carte de identitate – copie certificată de titular, olograf, care atestă conformitatea cu originalul.
Dovada de pregătire profesională – diploma, certificarea sau documentele care dovedesc că ai competențele necesare pentru activitatea pe care o vei desfășura.
Contract de comodat sau de închiriere – acest document atestă că ai un sediu pentru desfășurarea activității. Dacă sediul este propria locuință, poți folosi un contract de comodat.
Declarație pe proprie răspundere – că îndeplinești toate condițiile legale pentru desfășurarea activității, conform normelor de sănătate, securitate și protecția mediului.
Alte documente suplimentare pot fi cerute în funcție de activitate (avize, autorizații pentru activități speciale).

Costuri înființare PFA: De câți bani ai nevoie?

Costurile pentru înființarea unui PFA sunt reduse în comparație cu un SRL. Acestea includ:

Taxele administrative: costurile pentru rezervarea denumirii, înregistrarea la Registrul Comerțului și alte taxe administrative sunt relativ mici.
Costuri legate de documentație: include costurile pentru obținerea diferitelor acte necesare, precum copia actului de identitate, dovada sediului profesional sau certificările necesare pentru activitatea desfășurată.
Asistență juridică sau contabilă (opțional): dacă apelezi la consultanță pentru înființarea PFA, vei avea costuri suplimentare, dar acest serviciu nu este obligatoriu. În cazul unui SRL, colaborarea cu un contabil este obligatorie, ceea ce implică costuri constante de întreținere.

Comparativ cu înființarea unui SRL, costurile pentru PFA sunt mai mici.

Un SRL necesită înregistrarea unui capital social minim și angajarea obligatorie a unui contabil pentru raportarea financiară.

Cum să deschizi un PFA: Pas cu pas

1. Verificarea și rezervarea denumirii: Primul pas este verificarea și rezervarea denumirii PFA-ului. Denumirea trebuie să conțină numele complet al titularului și să fie unică. Această procedură poate fi realizată la ONRC, fie online, fie la ghișeu.

2. Completarea documentelor: După rezervarea numelui, trebuie să completezi cererea de înregistrare și să pregătești toate documentele necesare, inclusiv anexa fiscală și declarațiile pe proprie răspundere.

Notă: Documentele pot fi depuse fizic, la ghișeu, sau online, prin portalul ONRC (dacă deții o semnătură electronică).

3. Obținerea certificatului de înregistrare: După procesarea cererii și a documentelor, ONRC îți va elibera certificatul de înregistrare, care confirmă că PFA-ul este înregistrat și poate desfășura activități economice.

Cum să alegi numele potrivit pentru PFA

Numele PFA-ului trebuie să includă numele complet al titularului și sintagma „Persoană Fizică Autorizată” sau acronimul „PFA”. Înainte de a depune documentele, verifică disponibilitatea denumirii pe site-ul ONRC și rezervă denumirea dorită.

Cum alegi codul CAEN pentru PFA

Alegerea codurilor CAEN este un pas esențial în înființarea unui PFA.

1. Alegerea codului CAEN principal

Codul CAEN principal reflectă activitatea de bază pe care o desfășori. Este important să alegi un cod CAEN care corespunde exact cu activitatea ta principală, deoarece acest cod va defini serviciile și produsele pe care le oferi.

2. Posibilitatea de a adăuga coduri CAEN secundare

Pe lângă activitatea principală, poți adăuga până la 5 coduri CAEN secundare. Acestea îți oferă flexibilitatea de a desfășura mai multe activități legate de afacerea ta, dar ai grijă să alegi coduri care sunt strâns legate de activitatea principală.

3. Pregătirea necesară pentru fiecare cod CAEN ales

Pentru anumite coduri CAEN, este necesară dovada pregătirii profesionale sau a experienței. De exemplu, pentru activități de consultanță sau servicii specializate, vei avea nevoie de diplome, certificate sau experiență demonstrabilă în domeniul respectiv.

Numărul salariaților

Limita legală pentru PFA: Un PFA poate angaja un număr maxim de 3 salariați. Aceasta este o limitare importantă, în special dacă ai în vedere extinderea afacerii sau dacă ai nevoie de o echipă mai mare.
Comparație cu un SRL: Spre deosebire de PFA, un SRL nu are restricții în ceea ce privește numărul de angajați. Aceasta oferă un avantaj pentru afacerile care doresc să crească și să angajeze un număr nelimitat de salariați.

Răspunderea unui PFA

Răspunderea nelimitată: Unul dintre cele mai mari riscuri ale deținerii unui PFA este răspunderea nelimitată. Proprietarul unui PFA răspunde personal pentru toate datoriile și obligațiile afacerii. În cazul unor probleme financiare, acest lucru înseamnă că ai putea răspunde cu bunurile personale, inclusiv locuința sau alte active personale.
Avantajul unui SRL: În cazul unui SRL, răspunderea este limitată la capitalul social investit în firmă. Proprietarii unui SRL nu riscă bunurile personale în cazul datoriilor firmei, ceea ce reprezintă un avantaj major în gestionarea riscurilor financiare.

PFA taxe și impozite importante

În afaceri, indiferent că ești singur, vei avea nevoie să plătești taxe și impozite. Iată la ce să ai grijă:

Impozitul pe venit

Ca PFA, ai două opțiuni pentru a plăti impozitul pe venit: sistemul real și normele de venit. Alegerea unuia dintre aceste sisteme depinde de tipul activității tale și de veniturile pe care le generezi:

Sistemul real: Venitul net este calculat prin scăderea cheltuielilor deductibile din venitul brut. Impozitul pe venit este de 10% din venitul net. Acesta este un sistem avantajos dacă ai cheltuieli mari legate de activitatea desfășurată, deoarece îți poți deduce aceste cheltuieli și astfel vei plăti mai puțin impozit.
Normele de venit: Acest sistem presupune plata unui impozit stabilit în funcție de normele de venit stabilite de stat pentru activitatea și zona geografică în care operezi. Nu contează cât câștigi sau cât cheltui, vei plăti impozit în funcție de normele stabilite. Această opțiune este avantajoasă dacă ai cheltuieli foarte mici sau veniturile sunt aproape fixe.

Contribuțiile sociale

Ca PFA, trebuie să contribui la asigurările sociale și la asigurările de sănătate, în funcție de veniturile tale:

CAS (Contribuția la pensii): Este obligatorie doar dacă venitul net anual depășește 12 salarii minime brute (39.600 lei în 2023). În acest caz, trebuie să plătești 25% din venitul net ca contribuție la pensii. Dacă veniturile sunt mai mici, nu ești obligat să plătești CAS, dar ai opțiunea să o faci voluntar pentru a-ți menține drepturile de pensie.
CASS (Contribuția la sănătate): Aceasta se aplică chiar dacă veniturile nu depășesc plafonul minim. CASS este de 10%, iar suma minimă anuală de plată este calculată în funcție de veniturile tale. Dacă veniturile nete depășesc 6 salarii minime brute (23.400 lei), ești obligat să plătești contribuția la sănătate. Studenții, persoanele cu handicap sau cei cu contract de muncă în paralel sunt exceptați de la plata CASS dacă venitul nu depășește acest plafon.

TVA

Dacă venitul anual al PFA-ului depășește 300.000 lei, devii automat plătitor de TVA, ceea ce înseamnă că va trebui să colectezi TVA pentru produsele sau serviciile pe care le oferi și să-l plătești către stat. Dacă veniturile sunt sub acest plafon, poți opta să rămâi neplătitor de TVA. Ai grijă la TVA-ul intracomunitar (VAT number)

Cum faci contabilitate pentru PFA

Contabilitate în partidă simplă: PFA-urile au un regim de contabilitate simplificat, cunoscut sub numele de contabilitate în partidă simplă. Acest sistem permite o gestionare mai facilă a veniturilor și cheltuielilor, fără a necesita un contabil permanent. Totuși, pentru a te asigura că îți gestionezi corect documentele și că îți plătești corect impozitele, poate fi necesar să apelezi la un contabil extern.
Comparație cu SRL-ul: În cazul unui SRL, contabilitatea se face în partidă dublă, ceea ce înseamnă o evidență contabilă mai complexă. Aceasta necesită un contabil profesionist și implică costuri suplimentare pentru gestiunea financiară. Pe de altă parte, acest sistem oferă o imagine mai clară asupra situației financiare a afacerii.

Cum accesezi banii încasați?

Una dintre marile avantaje ale PFA-ului este accesul imediat la veniturile obținute.

Poți utiliza sumele câștigate direct, fără necesitatea formalităților suplimentare. Veniturile sunt considerate câștiguri personale și pot fi accesate oricând.

Comparație cu SRL: În cazul unui SRL, sumele din contul firmei nu pot fi accesate direct. Fondurile trebuie retrase sub formă de dividende, ceea ce necesită aprobarea bilanțului financiar anual și plătirea impozitului pe dividende.

Pentru a deschide un PFA, trebuie să declari un sediu social, care poate fi și propria locuință. Documentele necesare includ:

Contract de comodat – dacă sediul social este oferit de o terță persoană.
Contract de închiriere – dacă închiriezi spațiul.
Dovada de proprietate – dacă sediul social este propriul tău imobil.

Dacă PFA-ul va funcționa într-o clădire rezidențială, este posibil să fie necesar și acordul asociației de proprietari.

Cum se procedează pentru radierea unui PFA

Radierea PFA-ului este un proces relativ simplu, dar necesită respectarea anumitor pași și documentații. Procedura poate fi inițiată atât online, cât și fizic, la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC).

Documentele necesare pentru radierea PFA

Pentru a începe procesul de radiere, vei avea nevoie de următoarele documente:

Cerere de radiere – formular standard pe care îl obții de la ONRC sau îl descarci de pe site-ul lor.
Certificatul de înregistrare în original – trebuie predat în momentul depunerii cererii de radiere.
Certificatul constatator – eliberat la înființare, care atestă înregistrarea PFA-ului.
Declarație pe propria răspundere – că activitatea economică a încetat și că toate obligațiile financiare față de ANAF și alte instituții au fost îndeplinite.

Procedura de închidere a activității

Procesul de radiere implică următoarele etape:

Depunerea documentelor la Registrul Comerțului: Cererea de radiere, împreună cu certificatul de înregistrare și alte documente, se depune la sediul ONRC sau online, dacă ai semnătură electronică calificată.
Obținerea confirmării de la Registrul Comerțului: După verificarea documentelor, ONRC emite decizia de radiere a PFA-ului. Aceasta poate fi consultată pe portalul ONRC.
Închiderea activității la ANAF: După radierea de la ONRC, este necesar să depui declarația unică la ANAF pentru a încheia obligațiile fiscale și pentru a declara veniturile obținute până la momentul încetării activității.
Plata tuturor taxelor și impozitelor: Asigură-te că ai achitat toate obligațiile fiscale restante înainte de a finaliza procesul de radiere.

Aspecte finale înainte de a înființa un PFA

Înainte de a lua decizia de a înființa un PFA, este important să înțelegi complet implicațiile legale, financiare și personale ale acestui statut.

Iată câteva aspecte de care trebuie să ții cont:

1. Răspunderea legală și personală

Unul dintre cele mai importante aspecte este răspunderea nelimitată.

Ca PFA, vei răspunde cu toate bunurile tale personale (inclusiv casa, mașina etc.) în cazul în care afacerea ta online acumulează datorii sau întâmpină probleme financiare.

Acest lucru poate reprezenta un risc major comparativ cu un SRL, unde răspunderea este limitată la capitalul social.

2. Planificarea și managementul financiar

Este esențial să ai un plan financiar clar încă de la început. Acest plan ar trebui să includă:

Estimarea veniturilor și cheltuielilor: Încearcă să estimezi cât vei câștiga și care vor fi costurile de funcționare.
Asigurarea unui fond de rezervă: Este important să ai o rezervă financiară pentru a putea acoperi cheltuielile neprevăzute sau perioadele în care veniturile sunt mai mici.
Gestionarea contabilității: Poți opta pentru gestionarea contabilității în partidă simplă sau să colaborezi cu un contabil extern, în funcție de complexitatea activității tale.

3. Necesitatea de a înțelege riscurile și beneficiile activității independente

Ca PFA, vei avea avantajul de a lucra pe cont propriu și de a-ți gestiona singur activitatea, dar este important să înțelegi și provocările.

Înainte de a te lansa în această aventură, ia în considerare:

Stabilitatea veniturilor: Activitatea ca PFA poate implica fluctuații de venit, în funcție de volumul de clienți sau proiecte. Este important să fii pregătit pentru aceste variații și să gestionezi eficient bugetul.
Responsabilitatea integrală: Fiecare decizie luată va fi pe cont propriu. De la relația cu clienții și furnizorii până la respectarea legislației fiscale, toate sarcinile administrative îți vor reveni.
Evaluarea riscurilor: Este esențial să îți evaluezi corect riscurile și să ai un plan pentru a le gestiona eficient, fie că este vorba de riscuri financiare, operaționale sau legale.